Préparation d'un Evénement et Entretien
LES PRINCIPALES INFORMATIONS NÉCESSAIRES
La Date :
C'est un élément essentiel à la disponibilité des corps de métier agissant. Vous n'avez pas encore de date, oubien attendez une confirmation pour la définir ?
Nous pourrons tout de même nous projeter dans le concept de votre événement et l'étudier. Vous pourrez ainsi déterminer le type d'organisation et d'animation ainsi que la saison qui s'appliquera le mieux à vos désirs.
Le Site :
L'adresse et le lieu sont des éléments indispensables à la réalisation de votre projet. Autant que possible, essayez d'obtenir un plan de la salle et éventuellement des pièces avoisinantes par laquelle l’accès est possible. Ceci aidera à l'étude de l'implantation des lieux et à la fluidité des passages de vos invités ainsi que le traiteur par exemple.
( Cliquez sur l'image pour visualiser un plan type )
Le Type de restauration :
Votre événement ne se déroule peut être pas avec un repas de prévue. Mais si ceci est le cas, et que vous n'êtes pas encore décidé sur le choix de votre traiteur, essayez d'avoir au moins l'idée du type de restauration que vous souhaitez ( Buffet, Repas assis, Lunch, Cocktail dinatoire ... ).
Le Nombre d'invités :
Sert avant tout au dimensionnement des espaces de convivialité, de l'animation ( sonorisation, piste de danse ... ), du traiteur... et de l'étude de la fluidité des passages de vos invités et du services.
Les espaces ne se gèrent pas de la même façon pour un événement de 30, 150 ou 1000 convives et suivant le type de manifestation.
( Cliquez sur l'image pour visualiser un Graphe type )
Le Profil des invités :
L’intérêt pour la fête n'est pas le même à 7, 20, 40 comme à 60 ans... Nous devons en tenir compte pour vous proposer des animations adaptées à tous vos invités. Car vous souhaiterez surement que Tout le monde s'amuse !!
Nous ne sommes pas tous bout en train non plus, il faut aussi tenir compte des personnes réservées et des timides. Chacun réagissant différemment, certains seront plus acteurs que d'autres. Nous nous appuierons sur ces différents profils pour en faire une force d'entrainement.
Avant notre entretien :
Si vous connaissez et avez une liste d'invités exhaustive, préparez un croquis (à la main ou sur ordinateur), avec le nombre d'invités par tranche d'age ( nous ne somme pas à l'unité prêt ).
Indiquez sur votre liste d'invités, à l'aide de symbole, les catégories à laquelle ils appartiennent ( bouts en trains, réservés, timides.
Lors de votre Entretien
Tout ce qui doit être vu afin de créer l'ambiance sera étudier depuis l'arrivé de vos invités jusqu'aux conditions amiables de fin.
Aux termes de notre entretien, tous les thèmes intégrant votre événement auront été solutionnés :
( règle de proportion de l'occupation des espaces salons-piste, Comment agencer les tables de vos invités en fonction du type d'animation et d’atmosphère que vous souhaitez créer. Comment penser un plan de table, comment choisir les intermèdes, le choix des musiques, la décoration ... ).
Un planning de votre événement vous sera remis tenant compte de tous les corps de métier agissant.
Dans le cas ou tous les prestataires ont été choisi chez nous, nous bénéficierez alors d'un seul interlocuteur et maître de cérémonie pour gérer toutes vos demandes et inquiétudes y compris le jour de l’événement.
